فارس الفرسان
10-Jul-2007, 06:08 PM
كيف تنجز أكثر فى أقل وقت وبأقل جهد ممكن
أبو عبد الله
بسم الله والحمد لله والصلاة والسلام على رسول الله هل واجهت مشكلة في كثرة المهام الموكلة إليك ؟ هل تشعر بقلة الانجاز وتراكم المهام ؟ هل تقف حائرا عند المهام المعقدة و لا تستطيع انجازها هل تعاني من مشكلة التأجيل والتسويف لقد استطاع اليابانيون في السنوات القليلة الماضية بالنهوض بالصناعة والتكنولوجيا قدما وذلك بتطبيق مفاهيم إدارية حديثة تعنى بتطوير الفرد والمنظمة والمجتمع ككل ومن ذلك زيادة إنتاجية الفرد لديهم فبدلا من أن يقوم الفرد عندهم بالقيام بالمهام الموكلة إليه فقط — بخلافنا نحن لا نقوم بأكثر المهام المطلوبة منا — استطاع هو أن يقوم بمهام خمسة أفراد فلقد كان المبدأ عندهم في الماضي القريب 1 +1= 2 أما ألان فلقد أصبح 1+1="10" وذلك يعني أن ما يقوم به فردين في أي منظمة يابانية يعادل إنتاج عشرة أفراد منتجين في أي منظمة أخرى فزيادة الإنتاج والانجاز هو هاجس كبير على مستوى الأفراد والمنظمات والمجتمعات. فالمنظمات تريد انجازات كبيرة في فترة قصيرة بأقل عدد ممكن من الأفراد وبأقل تكلفة ممكنة وعلى مستوى الأفراد فان الشخص يريد أن تكون انجازاته كبيرة وناجحة في فترة حياته المحدودة والمعدودة بأيام وساعات بل ثواني والتي لا يستطيع زيادتها . وفي ظل هذا العصر المتغير والمتسارع الأحداث يجد الإنسان نفسه في حيرة من أمره أمام هذا الكم والزخم الهائل من الملهيات والمغريات والمثبطات التي حينما يستسلم لها يكون وقته قد ضاع فيما لا طائل منه ويصبح الإنسان بعدها عاجزا من استغلال وقته في انجاز ألح المهمات وأهمها فمن المعلوم أن عمر الإنسان الذي ينبغي أن يستغله في إنتاج اكبر قدر ممكن من المهام ويقدم فيه انجازاته المرجوة لا يتجاوز العشرين سنة إذا اعتبرنا أن عمر الإنسان الإنتاجي يتراوح بين الستين والسبعين فلو كان عمر الإنسان ستين سنة فان ثلثها يكون نوما وخمس عشرة سنة تكون في الطفولة والمراهقة ويذهب جزء منها في الأكل وفي أشياء أخرى غير ذلك . لذلك على الإنسان أن ينظم نفسه ووقته ويعيد ترتيب أوراقه ويلملم بعثرة جهوده لكي يكون أكثر إنتاجا وانجازا. ومن المشكلات التي نواجهها ونقف أمامها عاجزين عن الإنتاج والانجاز هي مشكلة الوهن والكسل والتسويف والتأجيل التي إذا أصيبت بها النفس وتشربتها لم يستطع الإنسان انجاز ما هو ضروري وملح بالنسبة له ناهيك عن أن يقوم بزيادة إنتاجه وتحسين أداءه فلو أمعنا النظر في تاريخ سلفنا الصالح لوجدنا العجب في حياتهم فلقد كانت حياتهم مشغولة في طاعة الله و كانوا رحمهم الله آيات ومعجزات في الإنتاج و الانجاز و لقد ذكر أن مؤلفات بعضهم تفوق عدد سنوات أعمارهم فكيف كتبوها و متى ألفوها في عصر عدمت فيه المطابع وأجهزة الكمبيوتر ولقد كان الفرد منهم أيضا يندم اشد الندم على فوات الاستزادة من الأعمال في حياته لأي سبب كان فعن عبدالله بن مسعود رضي الله عنه انه قال " ما ندمت على شي ندمي على يوم غربت شمسه نقص فيه اجلي ولم يزد عملي" فهكذا كان دأبهم رضي الله عنهم فلماذا تأخرنا نحن عنهم وتقدم علينا الغرب والشرق. فإليك عزيزي القاري بعض الاستراتيجيات والتقنيات التي معها سوف تكون أكثر انجازا وأكثر تنظيما إن شاء الله وسوف تتعلم بعدها الأمور التالية :- • سوف تحدد ما تريد عمله • سوف تحدد وقت لانجاز ما تريد • سوف تلتزم بانجاز ما تريد في الوقت المحدد • سوف تزيد من إنتاجك وانجازك ولكن قبل البدء بهذه الاستراتيجيات والتقنيات يجب عليك أن تتحلى بالصفات التالية أثناء التنفيذ :- استحضار النية : فان العمل يجب أن يكون خالصا لوحه الله صوابا عل سنة رسوله محمد صلى الله عليه وسلم المبادرة : فإذا قراءتها فبادر إلى تطبيقها وتنفيذها لكي تستفيد منها قال تعالى
{{ واستبقوا الخيرات }} المجاهدة والمثابرة : جاهد نفسك ولا تركن إلى الكسل والتسويف الذي تعوذ منه الرسول صلى الله عليه وسلم فان الكسل يؤدي بك إلى عادة التأجيل الالتزام وعدم الانهزام : فإذا بدأت فلا تتوقف حتى تكمل ما بدأت به . واليك أخي هذه التقنيات :-
1. جهز قائمة بالمهام التي يجب انجازها ولا تتوقف للتفكير في احد هذه المهام حتى تكتمل القائمة ركز على المهام ولا تفكر في تفاصيلها.
2. صنف المهام حسب الأهمية إلى ثلاثة أقسام هام وعاجل هام وليس عاجل وليس هام ولا عاجل
3. اسأل نفسك ما هو أسوأ ما يحدث إذا حذفت هذه من القائمة و قم بحذف المهام الغير مهمة
4. اجل المهام غير الملحة لصالح تلك الأكثر إلحاحا
5. حدد وقت لكل مهمة وأضف له وقت احتياطي للضرورة 6
. اجعل للمهام تسلسل زمني لانجازها وضعها في جدول زمني
7. فكر في كل مهمة وكيف يمكن أن تنجزها بصورة أكثر فاعلية و توقع ما لا يتوقع وانتبه من التأخيرات وجهز خطط بديلة
8. إذا جهزت القائمة سجلها واطلع عليها باستمرار 9
. جهز قائمة بمواعيد التسليم والانجاز النهائية فإذا حددت المهام بمواعيد نهائية فان ذلك يدفعك للانجاز
10. في المهام المعقدة قسم المهمة إلى خطوات والخطوات إلى خطوات اصغر لكل منها وقت نهائي ومحدد لانجازها
11. استغل وقتك لمعالجة الأمور ذات الأولوية وإذا أنهيت المهمة مبكرا ابدأ بالثانية
12. استغل الأوقات التي تكون فيها في ذروة طاقتك لانجاز المهام الأكثر إلحاحا
13. أنجز المهمة بالشكل المطلوب من أول محاولة ولا توجلها لتتفادى تسارع الوقت ولا تصل إلى الوقت المحدد والنهائي دون انجاز
14. لا تلتفت للإغراءات التي تصرف انتباهك عند التنفيذ ركز على ما أنت مطالب بانجازه
15. ركز على مهمتك ولا تجعل الضغوط الخارجية توثر عليك وقم بأداء مهمتك بهدوء وثقة
16. استخدم الحاسب الآلي ليساعدك في تنظيم عملك وكذلك باستخدام قواعد البيانات وجداول الأعمال وخلافه
17. ابتعد عن المقاطعات الشخصية والمداخلات التي قد توجل و تؤخر مهامك
18. قم بتحدي نفسك وحاول دائما أن تتفوق عليها و ادخل في مضمار منافسة مع ذاتك واجعل انجازك للمهام المطلوبة كانتصار تسحق به ما يدفعك لعادة التأجيل وعدم الانجاز أو حول مهامك إلى لعبة مرحة ومثيرة تستطيع أن تتمتع بها
19. استخدم أنظمة تنبيه مسبقة بالمهام القادمة
20. إذا واجهت صعوبة في بدء المهمة ورغبة منك في تأجيلها خذ دقائق للتفكير فيها وابحث أسباب التأجيل وقم بتحليل أسباب التأجيل واجه هذا السبب واتخذ إجراء ايجابي
21. إذا اضطررت إلى تأجيل مهمة لليوم التالي لأسباب قاهرة وطارئة ابدأ بها في بداية اليوم التالي وعند انجازها ستشعر بالنشاط
22. لا تلتفت للأعذار التي تعطيها نفسك لتأخير المهام وإذا راودك العذر عد للمهمة وأنجزها بإرادة وعزم مع الالتزام بالهدوء وعدم التوتر
23. إذا كانت المهمة معقدة جزئها إلى مهام اصغر فنادرا ما تكون المهمة صعبة كما يبدو لنا
24. تجنب كثرة التذمر والشكوى للآخرين من كثرة العمل الذي تقوم به لان ذلك يعطيك رسائل سلبية وبالتالي الكسل والخمول عند انجاز المهام
25. اجعل مكان عملك مكان لانجاز المهام المهمة والملحة وخصص مكان أخر للأنشطة الأقل أهمية كالنقاشات والمكالمات
26. ابدأ صباحك على مكتب نظيف منظم وتجنب تكديس الأوراق وفي المساء قبل الانصراف تخلص من كل شي لا تحتاجه و املا سلة المهملات واعد كل شي في مكانه لان الفوضى تمنع التفكير الواضح المبدع
27. قبل البدء في تنفيذ عملك جهز ما تحتاجه من مواد كي لا تحتاجها أثناء التنفيذ
28. ضع أمامك شعارات تحفزك للانجاز مثل لا توجل عمل اليوم إلى الغد او أي شعار يحفزك
29. التزم بالمواعيد والأوقات التي تحددها وكلما التزمت بها سوف يصبح الالتزام عادة لك
30. ابدأ يومك بالمهام البسيطة تم الأكثر تعقيدا وكن ذا إرادة قوية ولا تتوقف حتى تنجز ما في القائمة
31. استخدم الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية لانجاز مهامك والأوقات التي تكون فيها اقل إنتاجية للرد على المكالمات أو الاجتماعات أو المناقشات
32. في نهاية كل يوم استغرق 10 دقائق للتحضير لعمل الغد
33. خطط لكل ساعة من عملك اليومي وزيادة إنتاجك اليومي بنسب مئوية صغيرة ويكون ذلك يوميا. وفي الختام إن أصبت فمن الله وان أخطأت فمن نفسي والشيطان و أرجو من الله العلي القدير أن ينفعنا بها ويوفقنا لما فيه خير للإسلام والمسلمين ويرزقنا الإخلاص في العمل و الحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على اشرف الأنبياء والمرسلين.
@###@
فارس الفرسان
أبو عبد الله
بسم الله والحمد لله والصلاة والسلام على رسول الله هل واجهت مشكلة في كثرة المهام الموكلة إليك ؟ هل تشعر بقلة الانجاز وتراكم المهام ؟ هل تقف حائرا عند المهام المعقدة و لا تستطيع انجازها هل تعاني من مشكلة التأجيل والتسويف لقد استطاع اليابانيون في السنوات القليلة الماضية بالنهوض بالصناعة والتكنولوجيا قدما وذلك بتطبيق مفاهيم إدارية حديثة تعنى بتطوير الفرد والمنظمة والمجتمع ككل ومن ذلك زيادة إنتاجية الفرد لديهم فبدلا من أن يقوم الفرد عندهم بالقيام بالمهام الموكلة إليه فقط — بخلافنا نحن لا نقوم بأكثر المهام المطلوبة منا — استطاع هو أن يقوم بمهام خمسة أفراد فلقد كان المبدأ عندهم في الماضي القريب 1 +1= 2 أما ألان فلقد أصبح 1+1="10" وذلك يعني أن ما يقوم به فردين في أي منظمة يابانية يعادل إنتاج عشرة أفراد منتجين في أي منظمة أخرى فزيادة الإنتاج والانجاز هو هاجس كبير على مستوى الأفراد والمنظمات والمجتمعات. فالمنظمات تريد انجازات كبيرة في فترة قصيرة بأقل عدد ممكن من الأفراد وبأقل تكلفة ممكنة وعلى مستوى الأفراد فان الشخص يريد أن تكون انجازاته كبيرة وناجحة في فترة حياته المحدودة والمعدودة بأيام وساعات بل ثواني والتي لا يستطيع زيادتها . وفي ظل هذا العصر المتغير والمتسارع الأحداث يجد الإنسان نفسه في حيرة من أمره أمام هذا الكم والزخم الهائل من الملهيات والمغريات والمثبطات التي حينما يستسلم لها يكون وقته قد ضاع فيما لا طائل منه ويصبح الإنسان بعدها عاجزا من استغلال وقته في انجاز ألح المهمات وأهمها فمن المعلوم أن عمر الإنسان الذي ينبغي أن يستغله في إنتاج اكبر قدر ممكن من المهام ويقدم فيه انجازاته المرجوة لا يتجاوز العشرين سنة إذا اعتبرنا أن عمر الإنسان الإنتاجي يتراوح بين الستين والسبعين فلو كان عمر الإنسان ستين سنة فان ثلثها يكون نوما وخمس عشرة سنة تكون في الطفولة والمراهقة ويذهب جزء منها في الأكل وفي أشياء أخرى غير ذلك . لذلك على الإنسان أن ينظم نفسه ووقته ويعيد ترتيب أوراقه ويلملم بعثرة جهوده لكي يكون أكثر إنتاجا وانجازا. ومن المشكلات التي نواجهها ونقف أمامها عاجزين عن الإنتاج والانجاز هي مشكلة الوهن والكسل والتسويف والتأجيل التي إذا أصيبت بها النفس وتشربتها لم يستطع الإنسان انجاز ما هو ضروري وملح بالنسبة له ناهيك عن أن يقوم بزيادة إنتاجه وتحسين أداءه فلو أمعنا النظر في تاريخ سلفنا الصالح لوجدنا العجب في حياتهم فلقد كانت حياتهم مشغولة في طاعة الله و كانوا رحمهم الله آيات ومعجزات في الإنتاج و الانجاز و لقد ذكر أن مؤلفات بعضهم تفوق عدد سنوات أعمارهم فكيف كتبوها و متى ألفوها في عصر عدمت فيه المطابع وأجهزة الكمبيوتر ولقد كان الفرد منهم أيضا يندم اشد الندم على فوات الاستزادة من الأعمال في حياته لأي سبب كان فعن عبدالله بن مسعود رضي الله عنه انه قال " ما ندمت على شي ندمي على يوم غربت شمسه نقص فيه اجلي ولم يزد عملي" فهكذا كان دأبهم رضي الله عنهم فلماذا تأخرنا نحن عنهم وتقدم علينا الغرب والشرق. فإليك عزيزي القاري بعض الاستراتيجيات والتقنيات التي معها سوف تكون أكثر انجازا وأكثر تنظيما إن شاء الله وسوف تتعلم بعدها الأمور التالية :- • سوف تحدد ما تريد عمله • سوف تحدد وقت لانجاز ما تريد • سوف تلتزم بانجاز ما تريد في الوقت المحدد • سوف تزيد من إنتاجك وانجازك ولكن قبل البدء بهذه الاستراتيجيات والتقنيات يجب عليك أن تتحلى بالصفات التالية أثناء التنفيذ :- استحضار النية : فان العمل يجب أن يكون خالصا لوحه الله صوابا عل سنة رسوله محمد صلى الله عليه وسلم المبادرة : فإذا قراءتها فبادر إلى تطبيقها وتنفيذها لكي تستفيد منها قال تعالى
{{ واستبقوا الخيرات }} المجاهدة والمثابرة : جاهد نفسك ولا تركن إلى الكسل والتسويف الذي تعوذ منه الرسول صلى الله عليه وسلم فان الكسل يؤدي بك إلى عادة التأجيل الالتزام وعدم الانهزام : فإذا بدأت فلا تتوقف حتى تكمل ما بدأت به . واليك أخي هذه التقنيات :-
1. جهز قائمة بالمهام التي يجب انجازها ولا تتوقف للتفكير في احد هذه المهام حتى تكتمل القائمة ركز على المهام ولا تفكر في تفاصيلها.
2. صنف المهام حسب الأهمية إلى ثلاثة أقسام هام وعاجل هام وليس عاجل وليس هام ولا عاجل
3. اسأل نفسك ما هو أسوأ ما يحدث إذا حذفت هذه من القائمة و قم بحذف المهام الغير مهمة
4. اجل المهام غير الملحة لصالح تلك الأكثر إلحاحا
5. حدد وقت لكل مهمة وأضف له وقت احتياطي للضرورة 6
. اجعل للمهام تسلسل زمني لانجازها وضعها في جدول زمني
7. فكر في كل مهمة وكيف يمكن أن تنجزها بصورة أكثر فاعلية و توقع ما لا يتوقع وانتبه من التأخيرات وجهز خطط بديلة
8. إذا جهزت القائمة سجلها واطلع عليها باستمرار 9
. جهز قائمة بمواعيد التسليم والانجاز النهائية فإذا حددت المهام بمواعيد نهائية فان ذلك يدفعك للانجاز
10. في المهام المعقدة قسم المهمة إلى خطوات والخطوات إلى خطوات اصغر لكل منها وقت نهائي ومحدد لانجازها
11. استغل وقتك لمعالجة الأمور ذات الأولوية وإذا أنهيت المهمة مبكرا ابدأ بالثانية
12. استغل الأوقات التي تكون فيها في ذروة طاقتك لانجاز المهام الأكثر إلحاحا
13. أنجز المهمة بالشكل المطلوب من أول محاولة ولا توجلها لتتفادى تسارع الوقت ولا تصل إلى الوقت المحدد والنهائي دون انجاز
14. لا تلتفت للإغراءات التي تصرف انتباهك عند التنفيذ ركز على ما أنت مطالب بانجازه
15. ركز على مهمتك ولا تجعل الضغوط الخارجية توثر عليك وقم بأداء مهمتك بهدوء وثقة
16. استخدم الحاسب الآلي ليساعدك في تنظيم عملك وكذلك باستخدام قواعد البيانات وجداول الأعمال وخلافه
17. ابتعد عن المقاطعات الشخصية والمداخلات التي قد توجل و تؤخر مهامك
18. قم بتحدي نفسك وحاول دائما أن تتفوق عليها و ادخل في مضمار منافسة مع ذاتك واجعل انجازك للمهام المطلوبة كانتصار تسحق به ما يدفعك لعادة التأجيل وعدم الانجاز أو حول مهامك إلى لعبة مرحة ومثيرة تستطيع أن تتمتع بها
19. استخدم أنظمة تنبيه مسبقة بالمهام القادمة
20. إذا واجهت صعوبة في بدء المهمة ورغبة منك في تأجيلها خذ دقائق للتفكير فيها وابحث أسباب التأجيل وقم بتحليل أسباب التأجيل واجه هذا السبب واتخذ إجراء ايجابي
21. إذا اضطررت إلى تأجيل مهمة لليوم التالي لأسباب قاهرة وطارئة ابدأ بها في بداية اليوم التالي وعند انجازها ستشعر بالنشاط
22. لا تلتفت للأعذار التي تعطيها نفسك لتأخير المهام وإذا راودك العذر عد للمهمة وأنجزها بإرادة وعزم مع الالتزام بالهدوء وعدم التوتر
23. إذا كانت المهمة معقدة جزئها إلى مهام اصغر فنادرا ما تكون المهمة صعبة كما يبدو لنا
24. تجنب كثرة التذمر والشكوى للآخرين من كثرة العمل الذي تقوم به لان ذلك يعطيك رسائل سلبية وبالتالي الكسل والخمول عند انجاز المهام
25. اجعل مكان عملك مكان لانجاز المهام المهمة والملحة وخصص مكان أخر للأنشطة الأقل أهمية كالنقاشات والمكالمات
26. ابدأ صباحك على مكتب نظيف منظم وتجنب تكديس الأوراق وفي المساء قبل الانصراف تخلص من كل شي لا تحتاجه و املا سلة المهملات واعد كل شي في مكانه لان الفوضى تمنع التفكير الواضح المبدع
27. قبل البدء في تنفيذ عملك جهز ما تحتاجه من مواد كي لا تحتاجها أثناء التنفيذ
28. ضع أمامك شعارات تحفزك للانجاز مثل لا توجل عمل اليوم إلى الغد او أي شعار يحفزك
29. التزم بالمواعيد والأوقات التي تحددها وكلما التزمت بها سوف يصبح الالتزام عادة لك
30. ابدأ يومك بالمهام البسيطة تم الأكثر تعقيدا وكن ذا إرادة قوية ولا تتوقف حتى تنجز ما في القائمة
31. استخدم الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية لانجاز مهامك والأوقات التي تكون فيها اقل إنتاجية للرد على المكالمات أو الاجتماعات أو المناقشات
32. في نهاية كل يوم استغرق 10 دقائق للتحضير لعمل الغد
33. خطط لكل ساعة من عملك اليومي وزيادة إنتاجك اليومي بنسب مئوية صغيرة ويكون ذلك يوميا. وفي الختام إن أصبت فمن الله وان أخطأت فمن نفسي والشيطان و أرجو من الله العلي القدير أن ينفعنا بها ويوفقنا لما فيه خير للإسلام والمسلمين ويرزقنا الإخلاص في العمل و الحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على اشرف الأنبياء والمرسلين.
@###@
فارس الفرسان